Rev del 15.12.2023
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1. OBIETTIVI DEL DOCUMENTO E AMBITO DI APPLICAZIONE
Il presente documento disciplina il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni da
chiunque (stakeholder, dipendenti e altri soggetti terzi), inviate o trasmesse, anche in forma anonima.
La procedura è di immediata applicazione per Alfa SpA, e si applica previo recepimento da parte del
Consiglio di amministrazione della società
2. DESTINATARI
I destinatari della presente procedura sono:
- i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali;
- i dipendenti della Società;
- i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in
relazione con la Società;
- qualsiasi soggetto che assiste i soggetti di cui sopra nel processo di segnalazione, operante
all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
I destinatari, che siano venuti a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono
invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte,
astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o di approfondimento.
3. DEFINIZIONI
RESPONSABILE SEGNALAZIONI: figura interna ad Alfa SpA responsabile del processo di
gestione delle segnalazioni, che ne valuta l’adeguatezza, suggerisce al Consiglio di amministrazione gli
eventuali interventi migliorativi sul processo, promuove le necessarie azioni di informazione e
formazione rivolte alla popolazione aziendale. Svolge le attività previste dalla presente procedura per
conto di Alfa SpA. Nel rispetto dei principi di riservatezza e “need to know”, possono essere
coinvolte anche le strutture interne interessate dagli aspetti segnalati (ad es. qualora da una
segnalazione ricevuta possa derivare un impatto significativo sul bilancio, potrà essere coinvolta
anche la figura del Chief Financial Officer) al fine di garantire un’analisi integrata ed esaustiva.
REGISTRO DELLE PERSONE AUTORIZZATE: registro tenuto a cura della Responsabile
Segnalazioni contenente l’elenco delle persone di volta in volta autorizzate - sulla base del criterio del
“need to know” - a conoscere l’esistenza e/o il contenuto di una segnalazione e l’identità dei
Segnalati, nonché - ove consentito dalla legge - dei Segnalanti.
SEGNALAZIONE: comunicazione avente per oggetto fatti che si ritenga possano essere: condotte
illecite o irregolarità, violazioni di norme, azioni suscettibili di arrecare pregiudizio patrimoniale o di
immagine aziendale, violazioni di procedure e disposizioni aziendali. Pertanto, non sono trattate
come segnalazioni ai fini della presente procedura quelle diverse dalle fattispecie sopra descritte e, in
particolare, quelle riferite a richieste, reclami o lamentele relative ad attività di natura commerciale.
Dette comunicazioni saranno trasmesse alle funzioni aziendali competenti a riceverle e trattarle sulla
base delle normative di riferimento.
SEGNALANTE (Whistleblower): qualsiasi soggetto (interno ed esterno a Alfa SpA) che faccia la
Segnalazione, essendo venuto a conoscenza di informazioni circa i temi di cui sopra.
FACILITATORE: persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante
all'interno del medesimo contesto lavorativo.
SEGNALATO: qualsiasi soggetto a cui sono riferiti o riferibili i fatti oggetto di una segnalazione.
TERZI: persone coinvolte a vario titolo (e.g. parenti, colleghi, partner, fornitori, consulenti, agenti,
dipendenti pensionati, etc.) e/o persone menzionate nella segnalazione (e.g. testimoni, complici, o